看護師×ビジネスメール

看護師×ビジネスメール

  • 2017年1月26日
  • コラム
看護師×ビジネスメール
看護師×ビジネスメール

近年、スマートフォン世代が多くなりつつあり、パソコン離れが進んでいると耳にします。

私の感覚では、「年上=パソコンできない」「若い人=パソコンできる」という感覚でしたが、これからは、真逆になってしまうのでしょうか。。。

さて、スマートフォンの急速な普及によってキャリアメールなどで済ませることが簡単にできるよになりました。これに加え、私たち看護師はパソコンのメールでやり取りする仕事が少ないため、ビジネスメールマナーを知らない看護師も多い。そこで、ビジネスメールの書き方やマナーについて触れてみようと思います。

ビジネスメールの書き方

メールは通常「宛先」、「挨拶」、「送り主」、「本文」、「結語」、「署名」から構成されます。

宛先

宛先を書く際、二重敬称に注意が必要です。例えば、「部長様」「院長様」など敬称を2つ繋げてはならないのです。いわゆる殿様状態になるのです。どうしても「様」を付けたくなるのはわかるのですが、どうしても「様」を付け加えたい場合は、こんな書き方があります。

例)院長○○様、看護部長○○様

挨拶

メールを送る相手によって挨拶は、変える必要があります。

社内、院内の場合)お疲れ様です。

社外、院外の場合)いつも大変お世話になっております。

送り主

送り主とは、自分のことですが、送り先の方に分かるように表現する必要があります。

○○病院の佐藤です。

○○病院看護部の佐藤です。

○○病棟の佐藤です。

本文

本文は、簡潔にして長文にならないように注意する必要があります。

結語

結語は、単なる終わりの言葉ではなく、これでメールの内容が終了している誤って途中で送信したものではないという意味もあります。

単発のメールでしたら、「以上、宜しくお願いします」で良いと思いますが、継続してメールのやり取りが必要な場合は「引き続き、宜しくお願いします」としておいた方がスマート。

署名

署名は、名前を載せればいいというものではなく、所属する病院の情報を伝えることのできる重要なツールになります。

署名に必要な情報は下記となります。

・病院名(会社名)

・部署

・名前

・住所

・電話番号・FAX番号

・メールアドレス

・ホームページURL

など

スタイルは、様々あります。Webで探すと沢山のテンプレートがあります。自分にあったものを探すと良いでしょう。

ビジネスメール文例

○○看護部長

お疲れ様です。

○○病棟の佐藤です。

〜本文〜

以上、宜しくお願いします。

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○○病院 看護部
 看護師 佐藤祐司
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〒000-0000
東京都中央区銀座0-0-0
tel:00-0000-0000 fax:00-0000-0000
mail:   URL: http://sinkanurse.jp/
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TOとCCとBCC

TO

TOが自分のアドレスだった場合、「あなたに送っています」という意味です。

⇒必ず返信しましょう

CC(Carbon Copy)

CCが自分のアドレスだった場合、「念のため見ておいて下さいね」という意味ですので内容を確認するのみでOK。

⇒場合により返信しても構いません

BCC(Blind Carbon Copy

BCCに自分のアドレスが入っていた場合、TO.CC.の人には内緒でメールを送っています。

TOやCCの人には、BCCのアドレスは表示されていません。

⇒場合により送信元へ返信

※TOの他にCCにアドレスが入っている場合は、「全員へ返信」で返信します。CCの方へもどのように返信したか分かるようにするのがマナーです。

返信のタイミング

 メールは、既読情報が相手に伝わらないので、返信をしなければ既読されたかわかりません。返信は、早ければ早いほど良いと思いますが、少なくとも24時間以内に返信するようにしましょう。
佐藤 祐司
医療法人社団 健仁会 船橋北病院 看護師長
江戸川看護高等専修学校  千葉看護専門学校  健仁会 船橋北病院 看護師長  医療安全管理室 医療安全管理者  CVPPP(包括的暴力防止プログラム)トレーナー  日本救急医学会ICLS認定インストラクター  日本神経救急学会・日本救急医学会・日本臨床救急学会(監修)ISLS認定ファシリテーター  NPO法人医療危機管理支援機構INARSコース認定インストラクター  大阪ライフサポート協会PUSH認定インストラクター  幸手看護専門学校非常勤講師  船橋北病院 看護師長